CRM Import - Unternehmen ohne Domain Adresse als Unique Identifier

Die Domain Adresse ist der Unique Identifier für Unternehmen im CRM. Wenn keine Domain Adresse vorliegt oder diese nicht genutzt werden kann, gibt es einen Workaround.

Es kann sein, dass Unternehmen beim CRM Umzug zu HubSpot feststellen, dass sie keine Spalte mit der Domain Adresse des Unternehmens haben. Dies kann mehrere Gründe haben:

1. Der Kontakt zum Unternehmen besteht schon so lange, dass es keine Domain Adresse gibt.

2. Das alte CRM hatte einen anderen Unique Identifier und die Domainadresse wurde nicht benötigt.

3. Das Unternehmen hat verschiedene Standorte oder Business Units, die als einzelne Unternehmen behandelt werden sollen. Das kann zum Beispiel sein, wenn man schon Ansprechpartner in einem Bereich hat. In diesem Fall wurden dann die verschiedenen Standorte oder Business Units als einzelne Unternehmen angelegt.

Wir gehen weiter mit dem Beispiel Nummer 3. In unserem Fall gibt es einen Konzern, der mehrere Standorte/ Business Units hat. Diese haben aber keine eigene Domain, sondern teilen sich alle die Hauptdomain. Ergo sind sie für HubSpot ein Unternehmen ohne Abgrenzungen.

Zur Zeit ist es noch nicht möglich, die Parent- Child Funktionalität zu nutzen um diesen Fall abzubilden. Diese Funktionalität basiert auch darauf, dass der Mutterkonzern eine andere Domain Adresse als die Tochterunternehmen haben.

Da die Domain der erste Unique Identifier für Unternehmen in HubSpot ist, würden die verschiedenen BU / Standorte alle in einem Unternehmen gespeichert werden. Das ist unter Umständen nicht gut, da zum Beispiel explizite Informationen/ besondere Kundenbeziehungen / langjährige Ansprechpartner alle zusammengewürfelt werden würden.

Unsere einzige Möglichkeit (zum jetzigen Zeitpunkt) ist es, die verschiedenen BU/Standorte als einzelne Unternehmen anzulegen. Wenn wir dies tun, müssen wir sicherstellen dass zwei Funktionen in HubSpot deaktiviert sind (s. Screenshot): (Einstellungen > Contacts&Companies > 2. Reiter Companies)

CRM-Unternehmen-Import

Dann können die Unternehmen ohne die Domain Adresse importiert werden. Beim Import weist HubSpot jedem Unternehmen (also in unserem Fall auch jedem BU/ Standort) einzeln eine interne Company ID zu. Diese ID ist kein Property und kann in HubSpot nicht gefunden werden, sondern dient als Zuordnung. Um unsere Mitarbeiter nun in einem Rutsch dem entsprechenden Unternehmen ( BU/Standort) zuzuweisen, müssen wir die Company ID mit den Kontakten matchen.

Dafür exportieren wir eine .csv Datei mit den Unternehmen. Im Grunde muss nur das Column "Name" exportiert werden, da HubSpot automatisch die Spalte "Company ID" immer mit exportiert.

Und TADAAAAA!!! So erhalten wir unseren zweiten Unique Identifier für Unternehmen, die Company ID!

Was jetzt kommt, ist ein wenig Excelskillfriemelei: Man muss die Kontakte mit den entsprechenden Company ID's ihres Unternehmens (BU/Standort) verbinden. Dann sollte HubSpot erkennen, dass dieser Kontakt bei dem Unternehmen arbeitet.

Wie der Import dann vonstatten geht und wie die Tabellen aussehen müssen, findet Ihr auf unserer Dropbox unter dem Namen : ImportContactIDCompanyIDEmail-How To.mp4